Política de privacidad

En la Institución de Envejeciente Villa Noelia y en la Institución de Envejeciente Villa Los Llanos valoramos la privacidad, la dignidad y la confianza de cada residente, familiar, encargado, visitante y persona que se comunica con nosotros. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, protegemos y manejamos la información personal que recibimos a través de nuestro sitio web, formularios de contacto, correo electrónico, llamadas telefónicas, visitas presenciales y otros medios de comunicación relacionados con nuestros servicios.

Para efectos de esta política, “la Institución”, “nosotros”, “nuestro” o “nuestra” se refiere a las operaciones de:

Institución de Envejecientes Villa Noelia
Urb. Villa Madrid, Calle 9 A45
Coamo, Puerto Rico 00769

Institución de Envejecientes Villa Los Llanos
Ext. Llanuras de Barcelona, Carr. 14 Km. 25.2
Barrio Los Llanos
Coamo, Puerto Rico 00769

1. Alcance de esta política

Esta política aplica a la información personal que recopilamos cuando una persona visita nuestro sitio web, solicita orientación, se comunica con la Institución, completa un formulario, solicita información sobre admisión, coordina una visita, consulta sobre servicios o mantiene comunicación con nosotros en relación con el cuidado de adultos mayores.

Esta política no sustituye contratos de admisión, autorizaciones médicas, consentimientos escritos, documentos internos, reglamentos aplicables ni cualquier otro documento legal o administrativo que pueda ser requerido para la prestación de servicios.

2. Información que podemos recopilar

Podemos recopilar información personal necesaria para responder solicitudes, orientar a familias, coordinar servicios y administrar nuestras operaciones. Esta información puede incluir, según aplique:

  • Nombre y apellidos.
  • Número de teléfono.
  • Dirección de correo electrónico.
  • Dirección física o postal.
  • Nombre del familiar, encargado, tutor o persona contacto.
  • Relación con el adulto mayor.
  • Información provista voluntariamente sobre la situación, necesidad de cuidado, condición general o interés en nuestros servicios.
  • Información relacionada con coordinación de visitas, orientación, admisión o seguimiento.
  • Comunicaciones enviadas por formularios, correo electrónico, teléfono u otros medios.
  • Información técnica básica del sitio web, como dirección IP, navegador, dispositivo, páginas visitadas, fecha y hora de acceso, cuando sea recopilada automáticamente por herramientas del sitio web o servicios tecnológicos.

Cuando una persona provee información sobre un adulto mayor, familiar o tercero, declara que tiene autorización o una base legítima para compartir dicha información con la Institución.

3. Información sensible o relacionada con el cuidado

Por la naturaleza de nuestros servicios, en algunos casos podríamos recibir información sensible relacionada con el cuidado, condición física, necesidades especiales, historial básico, medicamentos, movilidad, dieta, emergencias, contactos autorizados u otros datos necesarios para evaluar, coordinar o prestar servicios.

Esta información se maneja con mayor cuidado y se utiliza únicamente para propósitos legítimos relacionados con orientación, evaluación, admisión, cuidado, seguridad, administración interna, cumplimiento legal o coordinación con personas autorizadas.

Cuando aplique alguna ley, reglamento, autorización médica, consentimiento escrito o requisito de confidencialidad específico, la Institución manejará dicha información conforme a las obligaciones correspondientes.

4. Cómo recopilamos información

Podemos recopilar información cuando usted:

  • Visita nuestro sitio web.
  • Completa un formulario de contacto o solicitud de información.
  • Nos llama por teléfono.
  • Nos escribe por correo electrónico.
  • Solicita orientación sobre nuestros servicios.
  • Coordina una visita.
  • Inicia un proceso de admisión o evaluación.
  • Se comunica con nuestro personal administrativo.
  • Provee documentos o información necesaria para la prestación de servicios.
  • Autoriza a otra persona a comunicarse con nosotros en su nombre.

5. Para qué usamos la información

La información recopilada puede utilizarse para los siguientes propósitos:

  • Responder preguntas o solicitudes de información.
  • Orientar a familias sobre nuestros servicios.
  • Coordinar llamadas, visitas o reuniones.
  • Evaluar solicitudes relacionadas con admisión o cuidado.
  • Mantener comunicación con familiares, encargados o personas autorizadas.
  • Administrar operaciones internas de la Institución.
  • Coordinar servicios, seguimiento, seguridad y bienestar del residente.
  • Cumplir con obligaciones legales, reglamentarias, administrativas o contractuales.
  • Proteger la seguridad de residentes, visitantes, empleados y la Institución.
  • Mejorar la funcionalidad, seguridad y experiencia del sitio web.
  • Conservar evidencia de comunicaciones importantes cuando sea necesario.

No utilizamos la información personal para fines incompatibles con los propósitos para los cuales fue recopilada.

6. Con quién podemos compartir información

La Institución no vende, alquila ni comercializa información personal de residentes, familiares, encargados o visitantes.

Podemos compartir información personal únicamente cuando sea necesario y apropiado, incluyendo con:

  • Personal autorizado de la Institución.
  • Familiares, encargados, tutores o representantes autorizados.
  • Profesionales, proveedores o entidades relacionadas con el cuidado, cuando aplique y sea necesario.
  • Proveedores de servicios tecnológicos, correo electrónico, alojamiento web, formularios o mantenimiento del sitio.
  • Autoridades gubernamentales, agencias reguladoras, tribunales o entidades competentes cuando sea requerido por ley.
  • Personas o entidades necesarias para atender emergencias, proteger la seguridad o prevenir daño.

Todo intercambio de información se limita, en la medida razonable, a lo necesario para cumplir el propósito correspondiente.

7. Formularios del sitio web

Si el sitio web contiene formularios de contacto, la información enviada será utilizada para responder la solicitud, orientar al usuario y dar seguimiento a la comunicación. No se debe enviar información altamente sensible por formularios web a menos que sea estrictamente necesario.

Al enviar un formulario, usted reconoce que la información provista puede ser recibida y revisada por personal autorizado para atender su solicitud.

8. Correos electrónicos y comunicaciones

Podemos utilizar el correo electrónico o el teléfono para responder solicitudes, confirmar información, coordinar visitas, dar seguimiento a consultas o comunicarnos con familiares y personas autorizadas.

Aunque tomamos medidas razonables para proteger la información, ningún método de transmisión electrónica es completamente seguro. Por tal razón, recomendamos no enviar por correo electrónico o formularios web información innecesariamente sensible, documentos confidenciales o datos médicos detallados sin una razón válida o sin instrucción específica de la Institución.

9. Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web puede utilizar cookies o tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, facilitar el funcionamiento del sitio, analizar visitas, proteger la seguridad del sitio y comprender cómo los usuarios interactúan con nuestras páginas.

Las cookies son pequeños archivos que pueden almacenarse en el navegador del usuario. Usted puede configurar su navegador para rechazar, bloquear o eliminar cookies. Sin embargo, algunas funciones del sitio podrían no operar correctamente si las cookies son desactivadas.

Si en el futuro utilizamos herramientas adicionales de análisis, publicidad, mapas, videos integrados, formularios externos u otros servicios de terceros, dichos servicios podrían recopilar información conforme a sus propias políticas de privacidad.

10. Enlaces a terceros

Nuestro sitio web puede contener enlaces a sitios web, plataformas o servicios de terceros. No somos responsables por las prácticas de privacidad, contenido, seguridad o políticas de esos sitios externos. Recomendamos revisar la política de privacidad de cualquier sitio web externo antes de compartir información personal.

11. Protección de la información

Tomamos medidas razonables de seguridad administrativa, técnica y física para proteger la información personal contra acceso no autorizado, pérdida, uso indebido, alteración o divulgación indebida.

Estas medidas pueden incluir controles de acceso, limitación de información al personal autorizado, protección de comunicaciones, uso de proveedores tecnológicos confiables, resguardo de documentos y prácticas internas orientadas a la confidencialidad.

Aun así, ningún sistema físico o digital puede garantizar seguridad absoluta. En caso de un incidente de seguridad que afecte información personal, la Institución tomará las medidas razonables y cumplirá con las notificaciones que correspondan conforme a la ley aplicable.

12. Conservación de información

Conservamos información personal únicamente por el tiempo razonablemente necesario para cumplir los propósitos descritos en esta política, responder solicitudes, mantener expedientes, cumplir obligaciones legales, resolver disputas, proteger derechos, atender auditorías o cumplir requisitos administrativos.

Cuando la información ya no sea necesaria, podrá ser eliminada, archivada o manejada conforme a las prácticas internas de retención y disposición de documentos.

13. Fotografías, videos y testimonios

La Institución reconoce la importancia de proteger la imagen, dignidad y privacidad de los adultos mayores. No se debe publicar fotografía, video, testimonio, historia personal o imagen identificable de un residente para fines promocionales sin la autorización correspondiente de la persona, familiar, encargado, tutor o representante autorizado, según aplique.

Cualquier autorización para uso de imagen debe ser clara, específica y documentada.

14. Derechos y solicitudes del usuario

Una persona puede comunicarse con nosotros para solicitar, según aplique:

  • Confirmar si mantenemos información personal relacionada con su solicitud.
  • Corregir información incorrecta o desactualizada.
  • Actualizar datos de contacto.
  • Retirar una solicitud de información.
  • Pedir que dejemos de comunicarnos para fines no esenciales.
  • Solicitar orientación sobre el uso o manejo de su información.

Para proteger la privacidad y seguridad, podríamos solicitar información adicional para verificar la identidad o autoridad de la persona que realiza la solicitud antes de divulgar, corregir o actualizar información.

15. Privacidad de menores

Nuestro sitio web y servicios están dirigidos a adultos, familiares, encargados y personas interesadas en servicios de cuidado para adultos mayores. No recopilamos intencionalmente información personal de menores de edad a través del sitio web. Si entendemos que recibimos información de un menor sin autorización adecuada, tomaremos medidas razonables para eliminarla o manejarla conforme corresponda.

16. Cambios a esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad cuando sea necesario para reflejar cambios en nuestras prácticas, servicios, tecnología, requisitos legales o necesidades operacionales.

Cuando se realicen cambios, actualizaremos la fecha de “Última actualización” en esta página. Recomendamos revisar esta política periódicamente para mantenerse informado sobre cómo protegemos la información personal.

17. Contacto

Para preguntas, solicitudes o inquietudes relacionadas con esta Política de Privacidad o el manejo de información personal, puede comunicarse con nosotros:

Instituciones de Envejecientes Villa Noelia / Villa Los Llanos
Teléfonos: (787) 317-1276 o (787) 385-1392
Coamo, Puerto Rico